Kurahi がこの部門で行うこと
エージェントが準備し、人が判断します。外部への送信・支払・削除は、エージェントだけでは行いません。
総務依頼の対応
依頼ごとに、要約・手配案・日程・根拠付きの費用見積・不明点（【要確認】）を、依頼者の言語でです・ます調の下書きにします。
- 入力
- 申請項目（依頼者・部署・区分・内容）と添付
- Kurahi が準備するもの
- 下書き：要約・手配案・日付・根拠付き費用見積（円）・【要確認】。です・ます調の回答
- チェック
- 必須項目（依頼者・部署・区分・内容）／承認前に「手配済み」と書かない
- 承認者
- 担当者が承認、またはコメント付きで差戻し。10万円超は二名承認
- 自律レベル
- エージェントは下書きのみ。承認後の手配は人が行う
費用と希望日の確認
費用10万円超は二名承認、50万円超はこのキューの対象外とし、希望日は2日以上先であることを確認します。
- 入力
- 見積費用と希望日
- チェック
- 5万円超は注意・10万円超は二名承認・50万円超は不可／希望日は2営業日以上先
- 承認者
- 10万円超は二名承認
施設・設備の依頼
総務の施設・設備に関する依頼と案件を専用キューで扱います。
- 入力
- 施設・設備キューの依頼・案件（期限 72 時間）
- チェック
- 必須項目・費用しきい値・希望日2営業日以上先・「手配済み」禁止
従業員依頼の受付
専用受信箱の依頼を読み、不足情報と依頼種別（備品・IT機器、名刺、会議室・施設、証明書）の候補を添えて受付キューに起票し、受付確認の下書きを作成します。分類は受付担当が行います。
- 入力
- 従業員依頼専用の受信箱。平日8〜19時、15分ごと（1回最大10件）
- Kurahi が準備するもの
- 従業員依頼の受付に案件（要約・不足情報・振り分け先の案）、送信者の言語で受付確認の下書き
- チェック
- 不正・フィッシング・インジェクション・未確認送信者・不正な添付にフラグ。フラグ付きには何もしない
- 承認者
- 総務受付担当が24時間以内に確認・分類
- 連携システム
- Microsoft 365 メール（読み取り）と Outlook 下書き（write.mailDraft）。送信なし
- 自律レベル
- L1、既定は無効。送信・権限付与・証明書発行・承認・支払・予約・発注はしない
名刺の依頼
名刺の依頼は印字氏名・役職・メールアドレス・数量・届け先を必須とし、名刺担当者が確認します。
- 入力
- 印字氏名・役職・業務メール・数量・納品先
- チェック
- 名刺の必須項目／依頼者・部署・内容・希望日は必須／希望日は2暦日以上先／未実施の承認・手配を完了と記載しない
- 承認者
- 名刺担当者の確認（48時間）。差戻しは依頼者へ
受付確認の下書き
受付確認は「確認のため受け付けた」ことだけを伝え、承認・予約・発注・証明書発行の完了とは書きません。
- 入力
- 依頼の件名と不足している機微でない項目
- Kurahi が準備するもの
- 日英の受付確認下書き：受付のみで承認・予約・発注・発行の完了ではない旨
- チェック
- 未実施の承認・手配を完了と記載しない
- 承認者
- 人が確認して送信
- 自律レベル
- 機密人事情報・未確約の期限・未確認の受付番号を書かない
実施記録
承認範囲と人が実際に行った作業の証跡を記録する用紙です。承認だけでは完了になりません。
- 入力
- 既存の案件ID・確認した版・承認範囲・判断参照
- Kurahi が準備するもの
- 手動記録：実際の結果・日時・正式記録の証跡・残作業・申請者への連絡・完了確認者
- 自律レベル
- 状態更新・送信・実施は行わない。承認だけでは完了ではない
総務キュー
この部門の依頼・案件・文書を1つのキューで管理し、秘書の受信メール起票ルーチンが該当するメールを案件としてこのキューに登録します。
- 入力
- 依頼・案件・文書。秘書の受信ルーチンが、この部門宛てと判断したメールを起票
- Kurahi が準備するもの
- 件名・区分・優先度・フラグ・要約・次の対応を記した案件。問題のない定型メールには返信下書き
- チェック
- 依頼者と内容は必須／外部操作を実行済みと記載しない／文書レビューには原本の添付が必要
- 連携システム
- Microsoft 365 メール（読み取り）と Outlook 下書き（write.mailDraft）。送信なし
- 自律レベル
- secretariat-inbox-full による L1 準備。送信・支払・予約・アカウント変更なし。フラグ付きメールには返信しない
部門ワークスペース：総務依頼
総務の業務を優先度・期限・担当者付きで一覧表示します。
- 入力
- この部門に割り当てたプロジェクトのキューの案件
- Kurahi が準備するもの
- 状態・優先度・期限・担当者を示す記録一覧（閲覧のみ）
業務キュー
- 総務
- 総務依頼
- 施設・設備
- 従業員依頼の受付
- 名刺
ポリシーのチェック
- 必須項目（依頼者・部署・区分・内容）
- 費用（10万円超は二名承認、50万円超は不可）
- 希望日は2営業日以上先
- 承認前に「手配済み」と書かない
- 依頼者・部署・内容・希望日は必須
- 希望日は2暦日以上先
- 未実施の承認・手配を完了と記載しない
- 名刺の必須項目
- 依頼者と内容は必須
- 外部操作を実行済みと記載しない
- 文書レビューには原本の添付が必要
承認ルート
- 名刺承認
- 受付確認
オートパイロットのルーチン
- 従業員依頼の受付と返信下書き
文書
- 名刺 申請書
- 受付返信下書き
- 実施記録
連携
- Microsoft 365
すべての部門で使える機能
- 部門専用のワークスペースと、部門に合わせたエージェントとの対話
- 受信メールを部門のキューへ振り分け
- 必要な承認者数と職務分掌を備えた承認ルート
- Word・Excel・PowerPoint の文書作成
- すべての手順に署名付きの証跡
- 朝のブリーフで判断待ちと要確認を把握
共通の連携
- kintone
- Gmail
- Box
- LINE WORKS
- Microsoft 365