Kurahi がこの部門で行うこと
エージェントが準備し、人が判断します。外部への送信・支払・削除は、エージェントだけでは行いません。
会議室・施設の依頼
利用場所・開始日・終了日・人数・目的を記録し、利用開始日は2暦日以上先かつ終了日以前であることを確認します。
- 入力
- 利用場所・開始日・終了日・参加人数・目的
- チェック
- 会議室・施設の必須項目／利用開始日は2暦日以上先・終了日以前／終了日は有効な日付
- 承認者
- 会議室・施設担当者の確認（72時間）。時間枠・重複は人が確認
会議室・施設担当者の確認
会議室・施設の依頼は担当者が確認し、下書きで「予約済み」と書くことは禁止されます。
- チェック
- 未実施の承認・手配を完了と記載しない
- 承認者
- 会議室・施設担当者の確認（72時間）。差戻しは依頼者へ
- 自律レベル
- 予約はしない。承認後の実施は人
施設管理キュー
この部門の依頼・案件・文書を1つのキューで管理し、秘書の受信メール起票ルーチンが該当するメールを案件としてこのキューに登録します。
- 入力
- 依頼・案件・文書。秘書の受信ルーチンが、この部門宛てと判断したメールを起票
- Kurahi が準備するもの
- 件名・区分・優先度・フラグ・要約・次の対応を記した案件。問題のない定型メールには返信下書き
- チェック
- 依頼者と内容は必須／外部操作を実行済みと記載しない／文書レビューには原本の添付が必要
- 連携システム
- Microsoft 365 メール（読み取り）と Outlook 下書き（write.mailDraft）。送信なし
- 自律レベル
- secretariat-inbox-full による L1 準備。送信・支払・予約・アカウント変更なし。フラグ付きメールには返信しない
部門ワークスペース：保守依頼
施設管理の業務を優先度・期限・担当者付きで一覧表示します。
- 入力
- この部門に割り当てたプロジェクトのキューの案件
- Kurahi が準備するもの
- 状態・優先度・期限・担当者を示す記録一覧（閲覧のみ）
業務キュー
- 施設管理
- 会議室・施設
ポリシーのチェック
- 会議室・施設の必須項目
- 利用開始日は2暦日以上先、終了日以前
- 終了日は有効な日付
- 依頼者と内容は必須
- 外部操作を実行済みと記載しない
- 文書レビューには原本の添付が必要
承認ルート
- 会議室・施設承認
文書
- 会議室・施設 申請書
すべての部門で使える機能
- 部門専用のワークスペースと、部門に合わせたエージェントとの対話
- 受信メールを部門のキューへ振り分け
- 必要な承認者数と職務分掌を備えた承認ルート
- Word・Excel・PowerPoint の文書作成
- すべての手順に署名付きの証跡
- 朝のブリーフで判断待ちと要確認を把握
共通の連携
- kintone
- Gmail
- Box
- LINE WORKS
- Microsoft 365